Leticia Rocha
26/05/2021
Uma das etapas mais importantes em todo o processo de atividade de um colaborador é, sem sombra de dúvidas a integração na empresa. O acolhimento inicial é determinante para gerar no novo integrante um senso de pertencimento.
Nos últimos anos essa etapa tem ganhado muita importância nas corporações. E nenhuma empresa pode negligenciar esse momento.
Mas antes de falarmos sobre as etapas desse processo precisamos alinhar qual o conceito de integração. Até para garantir que sua empresa não cometa os erros mais comuns desse processo.
O que é integração na empresa?
Bom, em primeiro lugar precisamos conceituar o que é o processo de integração na empresa.
Integrar é o ato de tornar-se inteiro, fazer com que o outro se sinta parte, tornar-se comum, completo. Quando falamos em integrar um funcionário, o conceito é colocá-lo como participante da cultura da empresa.
Para o novo colaborador que está iniciando sua jornada, se conectar com essa história é fundamental. Toda empresa, pequena ou grande, têm uma história a ser contada. E isso é uma arma poderosa para fazer com que todos, principalmente quem acabou de chegar, vistam a camisa da empresa.
Por isso, realizar um programa de treinamento de integração para os novos colaboradores é fundamental, pois valoriza a história da instituição e torna o período de adaptação o mais tranquilo.
Por que fazer a integração na empresa é importante?
A principal função da integração nas companhias é fazer com que a primeira experiência do novo colaborador seja a mais agradável possível. Repassar as informações para quem já está na empresa é algo fácil, mas para quem está iniciando a carreira na instituição é algo totalmente novo.
Também é primordial que a condução desse processo seja feito de maneira apaixonante. O brilho nos olhos de quem já vive a cultura da empresa faz com que o novo integrante veja atentamente o valor de fazer parte desse novo time.
Sendo assim, o real motivo do programa de integração é fortalecer a marca da empresa. Prezando sempre por direcionar o funcionário para que alcance seus objetivos gerais e específicos, já estabelecidos, fortalecendo a imagem da empresa.
Quais são os erros mais comuns na integração?
Muitas empresas cometem alguns erros que, comumente, passam despercebidos.
Listaremos algumas falhas que podem estar passando despercebidas por você e seu time.
1. Não realizar a integração na empresa
Negligenciar essa etapa a um nível de nem mesmo se preocupar com sua execução é horrível para a história da instituição. Não fazer a integração é desvalorizar seus funcionários e isso passa uma mensagem de descrédito e despreparo.
Eu já me deparei com situações, em empresas que já passei em minha carreira, onde o primeiro dia dos novos funcionários eram terrível. O novo colaborador chegava na sede e não sabia aonde ir, o que fazer, quem procurar! Essa experiência é muito negativa.
Caso sua empresa não realize essa etapa do processo de contratação e ambientação, reflita sobre os impactos diretos que isso gera no seu colaborador.
2. Não ter a integração como algo importante
A integração não pode ser feita de qualquer maneira, somente para “cumprir o protocolo”. Essa é uma das principais falhas do mercado hoje, fazer de qualquer jeito.
A primeira impressão que se passa nesse caso é de despreparo por parte da empresa. E claro, isso irá influenciar diretamente na postura do funcionário e no desempenho de sua função.
3. Não preparar a integração com antecedência
Também já presenciei experiências do tipo: Hoje tem integração? E ser aquela correria para poder realizar o treinamento. Eu te pergunto, será uma integração bem feita?
Por isso ferramentas de controle em RH ajudam e muito para que essa falha não aconteça.
4. Interação apenas online
Algumas companhias têm preferido realizar uma integração 100% online. No entanto, nem todos concordam com essa abordagem.
A principal responsabilidade da integração é o acolhimento.
Fazer uma parte da integração online não tem problema, mas o conceito de inclusão gerada pela recepção pessoal do profissional precisa existir.
Como eu devo realizar uma integração?
Para a realização de um programa de integração com bons resultados é necessário além de entender o conceito, importância e os principais erros. Criar uma estrutura lógica para esse processo.
Por isso listaremos a seguir uma sugestão a ser seguida, tanto para a implementação do programa quanto para ajustes de programas já vigentes. Vamos lá?
1. Ambiente
- Comunicação assertiva RH e DP
O primeiro passo para uma integração de resultados é alinhar a data de entrada dos novos colaboradores. Assim como, os sistemas de gestão que ajudarão nesse processo!
- Capacitação do responsável
Prepare alguém na sua equipe (no mínimo duas pessoas) para a realização do treinamento de integração.
- Preparação antecipada do local
Reserve a sala que será realizada a integração, verifique se tudo está funcionando, faça os testes necessários e organize o local.
- Receba os novos colaboradores
Esse primeiro contato precisa ser acolhedor e com energia!
- Prepare um coffee break
Um café da manhã ou lanche da tarde são importantes e valoriza os novos colaboradores.
- Cultive o ambiente
Faça com que haja interação entre os novos colaboradores e os antigos. Promova conversas e faça perguntas para que aconteça comunicação entre todos.
2. Material
A construção do material deve conter alguns aspectos relevantes a serem abordados:
- Construa um histórico da instituição: inicie o material com a história da marca, grandes conquistas e referências no mercado;
- Mostre a estrutura da organização: O novo colaborador precisa saber quem são os gestores que lideram a empresa. Por isso é importante contar com um organograma (de preferência com fotos) desenhando o raciocínio de como funcionam as hierarquias da empresa, das áreas e, principalmente, a quem ele irá se reportar;
- Ensine o “porquê”: Apresente missão, visão, valores e propósito da instituição. Essa é uma etapa em que o responsável pela condução do treinamento transmita o real sentimento por de trás das palavras;
- Alinhamento de expectativas: é fundamental que seja apresentado o quadro de benefícios que a empresa disponibiliza para o colaborador. Além disso, é importante também informar quais são as regras e regime interno, as responsabilidades da empresa para com o colaborador e também o que a empresa espera dele em troca;
- Quais são os padrões de avaliação: Mostre aos novos colaboradores qual é o parecer da instituição em relação às avaliações, periodicidade de feedbacks, quais são as ferramentas utilizadas, como e quando são efetuadas;
- Material de apoio: forneça uma cartilha com as informações passadas durante o treinamento;
- Presença digital: Apresente o site oficial, intranet, redes sociais e outros canais digitais que a empresa utiliza;
- Vídeo institucional: encerrar com um vídeo sobre a companhia é fechar com chave de ouro, um vídeo bem estruturado sempre é uma boa pedida!
3. Mão na massa
Estratégias simples, mas de um impacto muito positivo no seu programa!
- Dinâmicas de interação: o instrutor responsável pelo treinamento deve estar munido com, pelo menos, duas dinâmicas de interação da turma, para que a conexão seja a mais eficiente e o clima durante a integração seja leve e acolhedor. Tenha uma dinâmica de apresentação e uma segunda para ser utilizada do meio para o final do evento;
- Com a palavra, o gestor: sempre organize para que algum gestor do alto calão da empresa dê uma palavra durante o treinamento. Isso trará ainda mais credibilidade ao que está sendo ministrado;
- Apresentação específica: ao final do treinamento na sala, faça um tour por toda a empresa, apresentado o espaço físico, cada área e as responsabilidades de cada parte. Apresente-os também aos gestores responsáveis e a todas as equipes. Por mais que na maior parte do tempo ele estará vinculado à sua área de atuação, o novo colaborador não viverá apenas ali. Conhecer as demais áreas é de suma importância.
4. O final
Ao retornar do tour realizado, finalize seu treinamento de integração com a “entrega oficial” de cada colaborador aos respectivos gestores. Cada um deles deve ser orientado sobre a responsabilidade da apresentação e acolhimento do novo colaborador na área específica.
Após isso, finalize dando a oportunidade para que, caso haja alguma pergunta a ser feita, alguma dúvida a ser sanada, separe um momento para que isso aconteça. E sempre finalize com a pergunta: por que esse treinamento valeu a pena para você?
Isso fará com eles compartilhem o que, para cada um, foi mais relevante e o treinamento terminará com muito alto astral.
Ao chegar no local especifico de trabalho, é primordial que o novo colaborador tenha um acolhimento pessoal, com a equipe desejando boas-vindas. Mas também é importante já ter o espaço físico separado para ele.
A mesa já definida, computador já configurado, e-mail corporativo, telefone, uniforme e demais equipamentos (conforme cargo e área) já organizados.
Isso fará com que o novo membro da equipe se sinta muito bem recebido e já demonstra o quanto a empresa/área é organizada. O feedback será extremamente positivo e o impacto dos primeiros dias irá facilitar o relacionamento com os demais funcionários.
Conclusão
A necessidade da integração nas corporações atualmente é por se tratar de um processo que busca o comprometimento do novo membro da equipe, visa acentuar a importância da função a ser executada e como funcionário deverá contribuir com a empresa.
O impacto desse entendimento será um colaborador com senso de pertencimento e esse sentimento trará impactos positivos para o alcance das metas e objetivos propostos.
Por isso, é crucial realizar esse processo de integração na empresa. Mesmo que não se siga todo o passo a passo que citamos, é importante realizar esse momento de alinhamento. É ele que garantirá o melhor engajamento no novo membro da equipe!
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